إذا علمنا إن نصف وقت الباحث يقضيه عادة في البحث عن المعلومة في حين أن ما تبقى من وقته يقضيه في الانتفاع بتلك المعلومة، فان نصف قيمة المعلومة تكمن في تنظيمها، لذا لا بد من وجود أدوات مرجعية تساعد في الوصول للمعلومة بسرعة ويسر.
يقوم نظام معلومات المكتبة بأتمتة الأعمال الأساسية التي تتعلق بتداول أوعية المعلومات، بحيث يوفر النظام قاعدة بيانات ببليوجرافية وفهرساً لمقتنيات المكتبة يرتبطان بخدمات المكتبة كالبحث والاسترجاع والاستعارة والحجز والتكشيف. فيما يلي نبين السمات والوظائف الأساسية لنظام المكتبة.
- إدارة الكتب.
- بحث في الكتب.
- إعارة وإعادة الكتب.
- تجديد بطاقة المستعير دون الحاجة لإدخال بيانات جديدة.
- إصدار تقارير وإحصائيات لمتابعة عمليات الإعارة.